Soutěž je třeba zorganizovat podle jednotné metodiky vydané komisí mládeže Českého včelařského svazu, která zadává disciplíny, bodové hodnocení jednotlivých disciplính a počet postupujících do Národního kola. Dále je třeba vycházet z předpokládaného počtu účastníků soutěže, který uvedou zájemci o soutěž s předstihem několika týdnů na předepsané přihlášce vydané komisí mládeže a  zaslané poštou nebo elektronicky pořadatelům. Na setkáních vedoucích v Nasavkách v lednu mohou pořadatelé získat od přítomných vedoucích kroužků v kraji informaci, zda se soutěže zúčastní a v možná vám řeknou i přibližný počet účastníků.

Na druhé straně uvažování pořadatele jsou jeho prostorové možnosti, jako je počet stolů a židlí,  kapacita a možnosti školní kuchyně, která zajistí stravování účastníků a další nutné technické vybavení (počítač, mikroskopy, diaprojektor a další). To vše je třeba promyslet a zvážit, než padne konečné rozhodnutí o přijetí pořadatelské role.

Pokud jde o prostory k soutěži, pak je dobré mít jednu shromažďovací místnost, kde se účastníci po příjezdu sejdou, odloží svršky, cestovní batohy a tašky. Zde také proběhne zahájení a na konci vyhlášení výsledků celé soutěže a odměny nejlepším účastníkům. V této místnosti je možné také napsat kontrolní test. Pak je ale nutné disponovat dalšími prostory pro jednotlivá kontrolní místa v rámci zadánídisciplín soutěže. Jde o místnost k poznávání květin (ideální je menší třída), dále prostor k poznávání včelařských pomůcek (opět samostatná a uzavřená třída), mikroskopování (školní laboratoř, v nouzi běžná a upravená třída) a dílna k praktickým úkolům, vybavená alespoň základním nářadím (v nouzi zde vystačí i školní chodba). Sečteme-li, tak k průběhu soutěže pořadatel potřebuje nejméně 5 oddělených místnostií.  Ideálem je navíc další prostor k uvolnění dětí a odpočinku mezi disciplínami (nejčastěji tělocvična, školní hřiště, herna…)

Je samozřejmé, že všechny tyto místnosti je třeba vybavit stolky a židlemi, shromažďovací místnost navíc věšákem pro odložení oblečení, poličku pro přezutí do domácí obuvi, prostor k odložení batohů a cestovních zavazadel.

Zdůrazněme, že popisujeme podmínky pro organizování jednodenní soutěže. Pořadatelé víkendové podoby soutěže mají ještě mnoho dalších povinností navíc,  spojených s ubytováním účastníků.