K získání očekávaného efektu je třeba naplnit několik podmínek:

Navštívený včelař by měl mít dobré komunikační schopnosti. To znamená, že by měl umět děti svým výkladem zaujmout a udržet jejich pozornost. Na samém začátku by měl dětem srozumitelně promluvit o své práci s  včelami výsledcích. kterých při chovu dosáhl.  To vyžaduje, že je nejenom praktikujícím včelařem, ale má z našeho oboru dostatečné odborné znalosti. 

Navštívená včelstva by měla být nebodavá, klidná, aby se předešlo případnému napadení návštěvníků. Pro takový případ by měl mít včelař (nebo pořadatel) k dispozici potřebné ochranné prostředky a léky.

Jeho způsob včelaření by měl být na úrovni moderních poznatků, tak aby viděné včelí hospodářství nebylo v rozporu s tím, co vedoucí dětem po celý rok v kroužku vštěpují. 

S včelařem se organizátoři musí dopředu domluvit na průběhu návštěvy. Myslí se tím  obsah toho co dětem včelař ukáže.Samozřejmostí je osobní možnost prohlídky organizátora na včelařském hospodářství navštíveného včelaře několik dnů před návštěvou s dětmi.

Přestože při návštěvě bude mít hlavní slovo hostitel, organizátor by neměl dovolit improvizaci a měl by mít režii návštěvy ve svých rukou.  (Dodržení času návštěvy, organizace dotazů a odpovědí účastníků) Po příjezdu ke včelaři je samozřejmostí, že ho všem představí a potom mu předá slovo. Na konci poděkuje za možnost návštěvy a rozloučí se jménem všech účastníků.

Měl by ohlídat, aby se návštěva nezvrhla v odbornou debatu dospělých, kde by děti byly pouhými statisty.Jen tak se stane návštěva součástí akce dětí, která je určena přednostně právě jim.