Vytvořený pořadatelský sbor se začne scházet na pravidelných přípravných schůzkách. Prvým úkolem skupiny je vytvořit HARMONOGRAM přípravy a vlastního průběhu soutěže.

Celé období je možné rozdělit do tří částí. Je to období přípravné, pak vlastní průběh soutěže a nakonec její vyhodnocení a vyúčtování nákladů. 

Nyní ke každé části tohoto harmonogramu trochu podrobněji:

PŘÍPRAVNÉ OBDOBÍ zahrnuje interval několika měsíců před soutěží, zahrnující vytvoření pořadatelského sboru a zajištění jednotlivých stránek soutěžního dne.

Sem patří zejména:

• určení dne a časového rozpisu soutěže
• zajištění prostorů nutných k soutěži
• zajištění financování akce
• náplň odborné části soutěže
• náplň odpoledního relaxačního programu
• technické zajištění
• zajištění občerstvení
• finanční vyrovnání s účastníky (cestovní náhrady)
• podrobný program soutěžního dne

 VLASTNÍ SOUTĚŽNÍ DEN zahrnuje

• čas nástupu pořadatelů
• rozdělení jednotlivých rolí pořadatelů
• příjezd účastníků
• organizační informace pro účastníky
• zahájení
• vlastní soutěž
• oběd
• vyhlášení výsledků
• odpolední relaxační aktivita

VYHODNOCENÍ SOUTĚŽE po skončení soutěžního dne obsahuje zhodnocení průběhu, rozeslání výsledkové listiny, zúčtování akce a dotací.

SCHŮZKY POŘADATELŮ se konají podle potřeby a možností členů přípravné skupiny. Měly by se pokdu možnop konat mvždy na stejném místě, ve stejný den v týdnu a stejnou hodinu. Měl by ji vždy řídit jeden z určených zodpovědných členů, nejlépe vedoucí kroužku nebo ředitel školy.

Z jednání je třeba pořídit zápis a co nejdříve ho expedovat všem členům komise, případně těm, kteří se jednání nemohli zúčastnit. Zároveň se předběžně dohodne termín příští společné schůzkjy.

Konkrétní příklad takového zápisu je ZDE.