Činnost kroužku má svá pravidla a nutné administrativní zajištění. Požadavky dává zřizovatel, v našem případě je to škola a její ředitel.K základní administrativě patří vedení docházky a přehledu o náplni jednotlivých schůzek, které je sledováno na předepsaném  tiskopise :   Záznamu o práci v nepovinném předmětu, zájmovém útvaru – SEVT 493330. Tento předkládá vedoucí kroužku 2x ročně (před pololetím) ke kontrole a k podpisu vedení školy, na vyžádání vedení školy či inspekce samozřejmě i častěji. Na konci roku ho vedoucí uzavře a odevzdá do ředitelny k archivaci. Z tiskopisu je zřejmé, kolik schůzek kroužek za rok zorganizoval, s jakou náplní a za jaké účastí žáků. 

    Počet členů kroužku není nikde předepsán, ale je evidentní, že spodní hranice by měla být na počtu 5-8 žáků.  Horní je dána kapacitou místnosti a schopnostmi vedoucího, ale také kázní a pozorností dětí. Praxe a zkušenost říká, že by neměl počet překročit 20 - 25 dětí v jednom kroužku. Počet a délka schůzek není také nikde předepsaná. Je ale zřejmé, že minimální počet schůzek je 1x do týdne, nejméně však 1x za 14 dní. Naopak nebývá zvykem, aby se schůzky konaly častěji než jednou za týden. Výjimky jsou samozřejmě možné. Délka schůzky vychází z dopravních možností přihlášených dětí a samozřejmě i zohledňuje jejich věk. Je běžné, že schůzka trvá přibližně 2 vyučovací hodiny (zpravidla 2x 45 minut), s 10 minutovou přestávkou mezi oběma hodinami. Samozřejmě, že při praktické činnosti  lze délku schůzky jen těžko odhadovat, protože je závislá na délce rozehraných partií. 

     Schůzky bývají organizovány tak, že v úvodu je teoretická výuka formou frontální, skupinové nebo individuální činnosti s dětmi. V dalším průběhu následuje praktický výcvik, nejdříve organizovaný vedoucím, a pak volné partie dětí, kde si mezi sebou naučené znalosti ověřují a procvičují. 

Běžnou formou výcviku jsou cvičné partie na určité téma, nácvik koncovek, zahájení, problémové úlohy, kombinační obraty, atd. Vše je rámováno soutěžemi mezi jednotlivými členy kroužku, a to formou individuálních turnajů, přeborů, nebo soutěžemi družstev a dalšími formami, které mají spíše pobavit a rozptýlit děti unavené z předchozího výcviku.